なによりも自分のためのブログ

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上司の期待値を正確に掴む

はじめに

仕事上,上司から資料作成を依頼されることは多い.リサーチしたデータを整理したExcel資料,クライアント先で上司がプレゼンに使うスライドなどがこれまでに作成した資料である.しかし,いざ作り始めてみると「なんとなく」資料の完成度に疑問を持ったり,上司に提出すると手戻りが生じてしまい,時間を多く要してしまうケースもある.これは,上司がどんな資料を作成してほしいと思っているのか(期待値)を把握できていないことに起因している.そこで,今回は,上司からの期待値を正確に汲み取り,それらを反映した成果物(資料)を作成するためのポイントについて考えていきたい.

 

WHY・WHAT・HOWを掴む

期待値を掴んだ上での成果物を作成するには,資料作成のWHY・WHAT・HOWを掴むことが重要である.もう少し具体的に言えば,「作成目的の明確化」,「構成要素の具体化・すり合わせ」,そして「利用方法/状況の把握」である.これら3つについてその内容を説明していく.

 

作成目的の明確化

まずは,なぜその資料を作成するのかを知る必要がある.資料の作成目的を把握すれば,気にするべきポイントが明確になっていく.
例えば,新サービス開始の意思決定のために使うのか,それとも今後の議論のための頭出し用の資料なのか,クライアントでの会議の社内打ち合わせのためのなのか,など目的は多岐に渡る.目的によって,資料の表現や分析の粒度や注力すべき点は変わってくる.例えば,トップマネジメント向けの資料であれば,詳細な向上や店舗のデータよりも,全体感を掴んで全社的な意思決定がしやすい事業別程度の粒度での分析を行った方が良い,といったことがアイディアをして挙げられる.また,文体(です・ます/である,敬語表現など)の選択もこうした目的別に調整する必要がある.部署内のインターナルな会議用であれば,端的な表現で箇条書きレベルの表現でよくても,客先の経営層向けの資料であれば,丁寧な表現で文章を作成したほうが良い.こうして事前に目的を把握して資料作成のポイントを想定しておくことで,無駄なところを必要以上に気にしたり,時間切れになって気にすべきポイントに手が回らなくなるの を防げる.

 

構成要素の具体化・すり合わせ

また,資料にどんな情報をどんな形式で盛り込めば良いのかを明確化しておくことも必要となる.どんなことを情報として盛り込めば良いのか,グラフがほしいのか詳細なデータがほしいのか,視覚的に訴えるチャートが良いのかそれとも厳密にテキストで内容を表現してほしいのか,と構成要素(情報の種類と表現方式)の選択も骨が折れる作業である.このように必要と思われる情報とその表現方式を書き出し,取捨選択しながら検討をしていくプロセスを踏んでいくことが求められる.そして,これらの構成要素は新人の頃はすぐにはに思いつかないので,過去に上司が作成した資料などをに目を通しておき,具体的な成果物のイメージができるようになっていくことが必要である.そして,成果物イメージができた段階で,手書きのラフ画でもいいので,上司に早い段階で共有して認識のすり合わせをしておくことで,資料の手戻りを防ぐことができる.そ
して,一旦合意を得ておくことで,迷いなく仕事を先に勧めていくことができる.

 

利用方法/状況の把握

最後に,作った資料がどのような状況で利用されるのかを把握しておくことも重要である.会議室でプロジェクターに投影されて資料されるのか,どのくらいの広さの会議室なのか,印刷して配布されるのかによって,フォントサイズなどを変更しておくことが必要になる.モノクロでも印刷ならば,印刷時に情報が消えてしまわないように色の選択にも気をつける必要がある.

 

おわりに

資料作成のWHY・WHAT・HOWを掴むことが,上司の期待値の正確な把握につながる.しかし,期待値通り以上の成果を出すことで,自分の付加価値をだし,他の社員との差別化をしていくことができる.そのためには,WHY・WHAT・HOWを踏まえた自分なりの工夫が必要となる.